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阻擊職場星期一症候群
就是星期五亢進症  這兩種病,其實是同一種病。事實上,還要細分的話,還可以分成“星期二認命症”、“星期三小亢進症”、“星期四等星期五症”等不同症候。這,才是為什麼叫做星期一症候“群”之所以叫做“群”的……
秘書:記住老板說的每句話
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       “秘書人才”論壇暢談“秘書經”

        4月20日,本報《職場周刊》聯合新浪女性頻道、智聯招聘網在新浪網上進行了一場精彩的“秘書人才”論壇。在論壇上,與會嘉賓紛紛發表了他們對秘書職業的看法。

        參加“秘書人才”論壇的嘉賓(從左到右):智聯招聘CEO助理劉敏、可銳職業顧問事業集團總裁卞秉彬、英國駐華大使館文化教育處文化參贊助理曹薇、北京運軒科技有限公司HR葉霞、北京市職業技能培訓指導中心項目主管王秀娣。
        秘書不再是“花瓶” 角色轉向執行人

        北京市職業技能培訓指導中心秘書職業培訓項目主管王秀娣認為,作為一個現代企業的秘書人才,不僅要具備基本的職業道德、社交禮儀、辦公室日常事務處理技能、掌握一門外語、各類公文寫作以及檔案管理等技能,還要了解有關公司法、合同法的法律法規,熟悉經濟管理、理解企業文化,有的甚至要具備駕車、跳舞、精通各種體育項目等各種特有素質。可見,一個合格的秘書人才對企業來說是很重要的角色。

        王秀娣說,與過去相比,秘書人才不再是人們想象中只會陪老板開會、吃飯、花瓶似的人物了,而可以說是公司中立汗馬功勞的人。在公司中,秘書起著承上啟下的作用,既能夠正確理解老板的意圖,處理老板交給的瑣碎工作,又能夠為員工服務,及時向老板反映員工的需求。在老板與員工間做好紐帶工作,處理雙方之間的問題時要非常靈活,替老板過濾最重要的事務。但是秘書不是決策型角色,而是輔助型角色,所以要適當把握好這個度,這樣才是一個合格的秘書人才。

        可銳職業顧問事業集團總裁卞秉彬認為,原先,秘書完全是作為一種協助型工作,現在其素質要求的變化就是:要有職業操守和職業人格,能夠急他人所急,能夠克己為“公”,為經理著想,為他人著想。而目前,秘書的職責變化已經由協助型的角色,轉為執行人的角色。同時,秘書的功能也發生了變化:已經從原先的執行崗位,向現在的執行的功能型轉變,而現在秘書的能力可能是一個職能、一個部門,甚至是一個團隊;從能力上來說,原先秘書就是秘書,現在變成了各種層級的秘書,比如說最高層級的有董事會秘書,相當於高級經理人的職位。

        做一個優秀秘書 應具備兩項基本素質

        卞秉彬認為,做一個優秀秘書,首先要看他在哪個行業、為什麼樣的企業服務,不管做什麼,最基本的素質有這麼幾個:一是執行力,一是判斷力。因為,秘書是離公司管理層最近的人,但不等於管理者,他們怎樣執行管理中一些具體的環節和步驟,要幫助管理者協助管理者做決策。在協助決策的過程當中,秘書個人主觀的判斷和決策是沒有的,必須要不折不扣地支持管理者來做出決策,所以執行力是一個優秀秘書必備的一個基本素質。

        舉個例子來講,比如工作當中有一個管理溝通會議,這個溝通會議並沒有確認這個信息可以向外發布,秘書聽到了,這時他需要進行判斷,對於那些不能向外公布的信息,這些信息對他來說,也只能當做完全不知道的信息。

        另外,做一個優秀秘書要有好的判斷力。有些事情可能由於秘書的介入更好地支持了決策。譬如說,秘書最了解自己主管的個性了,如果主管帶了情緒做了某些判斷,和其平時的判斷風格不符合,就需要秘書做出提醒。如果一個判斷力強的秘書,就可能在這個過程中延緩某個文件的發送。也許就是這個故意延緩了信息發送的舉措,使上司規避了可能發生的錯誤。

        另外,既符合自己職業操守,又能很好地協調與決策人之間的微妙關系,這樣的秘書是受管理者青睞的秘書,這點來講,秘書的素質是來自兩個方面積累的,一個是自身人格素質不斷修煉的過程,第二個是來自個人職業操守素質的不斷完善,這個完全依賴於秘書個人的誠信。而這都是秘書培養自己素質的核心動力源。

        不要與老板爭論 不要講你的看法

        卞秉彬表示,做大公司的高級秘書,首先是外語能力,同時還要有會議管理能力、時間管理能力、心理承壓能力、溝通能力、協調能力、組織策劃能力、談判能力、演講能力。

        諾和諾德(中國)制藥有限公司人力資源與企業交流部總監洪朝陽表示,很多人認為,跨國企業的秘書、助理的職位太容易做了,只要會說幾句英語,會打打字就完全可以勝任。其實不然,現代社會生活、工作的節奏都非常快,公司對職員的要求相應也都非常高。他們把每個職位的工作描述、個人發展計劃和目標設定三個系統用能力給串到了一起,變成了一個系統進行了整合。

        英國駐華大使館文化教育處文化參贊助理曹薇說,她一直在做涉外秘書,她的感受是做高級秘書英文要很好,包括所有的聽、說、讀、寫。曹薇說:“有的時候,我需要陪老板去開會,兩個小時的會上,其他參加會議的人累了,可以發一下呆,如果對某個話題不感興趣,也不是你負責的,就不用專心地聽。可我不行,不管什麼,我都要記下來,回去還要分析,因為那個記錄你是要形成文件下發給所有同事的,但有些信息是不能隨便公布的,這就考驗你的判斷力了。”

        還有,她需要有能力知道、領會老板的意思,要有應變能力,有時可能老板自己都不知道他真的想做什麼,需要秘書提醒該做什麼。曹薇認為,再高級的秘書也應該很人性化。她剛做秘書時曾經認識了一個很資深的秘書,他告訴自己:“要記住你老板說的每一句話,不要與他爭論,或者告訴他你的看法,你要做的是記住他的每一句話。你要能夠讓他省下很多精力,放在主要的工作上面。”

        做老板助手 不當長舌婦

        智聯招聘的職業顧問認為,和高高在上的老板相比,秘書有更多的機會接近各個部門的基層員工,了解來自第一線的信息反饋。和一般的部門主管比較,和管理層天時地利的接近優勢,使得秘書又具備對公司整體戰略部署更全面的了解和體會,從這點上看,老板在決策過程中,多聽取秘書出謀劃策是很有參考價值的。值得注意的是,秘書在做好管理左右手的助理工作中,更多的是發揮順風耳而不是長舌婦的作用。另外,經理主管們性格各異,有的喜歡獨自思考問題,有的喜歡同別人一起商量,秘書在參與老板管理決策的過程中,一定要注意適可而止,因人而異,不可越位。

        求老板信任 別做馬屁精

        作為老板身邊的人,他們有更多的溝通和展示自我的機會,也和老板有更多的非工作性質的社交活動機會,因此他們比普通職員和老板的關系更融洽。但是,凡事說兩邊,秘書工作的點滴失誤也發生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作並沒有時間順序,而秘書要分清輕重緩急,慶典安排、展覽會、記者見面會、座談會、客戶會見等,哪個在先哪個在後,如何為上司安排,全看秘書的眼力見兒了。一個成功的秘書必須與老板形成默契,學會有效的溝通,贏得老板的信任並與之愉快相處,這是秘書必須具備的基本職業素養。

        智聯招聘的職業專家分析,不同上司的氣質、性格、習慣、要求、喜好和能力等千差萬別,秘書要搞定和上司的關系,是做出來的而不是拍出來的。如果你打文件拖拖拉拉,辦事情丟三落四,留信息走弦跑調,寫文章詞不達意,出建議雲裏霧裏,恐怕做秘書的日子就不多了。

    一生中最初的蒼老
        終有一天你會發現,人生的多數時光是在等待中消磨度過的。等候排隊買票、等候上車、等著看病、等待長大、等待吃飯、等待睡覺、等待面試、等待競聘、等待相見、等待祝福……在平凡瑣碎的日子裏,等待賦予了每天的…
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